tel. +48 730 000 481 e-mail: bok@orbis-software.pl

Integracje systemów w branży fashion – jak usprawnić sprzedaż online odzieży i akcesoriów?

Dlaczego branża fashion potrzebuje zaawansowanych integracji?

Branża mody i odzieży to jeden z najbardziej dynamicznych i wymagających segmentów e-commerce w Polsce. Według najnowszych danych, polski rynek fashion online rośnie w tempie 15-20% rocznie, a wartość całego segmentu przekroczyła już 12 miliardów złotych. Właściciele sklepów z odzieżą i akcesoriami mierzą się z unikalnymi wyzwaniami, które wymagają sprawnych rozwiązań technologicznych i zaawansowanej automatyzacji procesów.

Specyfika branży fashion w e-commerce:

1. Ogromna liczba wariantów produktów
Pojedyncza bluzka w sklepie online to często nie jeden, ale 30-40 różnych produktów w systemie ERP. Przykładowo: model "Bluzka Casual Summer" występuje w 6 kolorach (czarny, biały, granatowy, beżowy, czerwony, różowy) i 5 rozmiarach (XS, S, M, L, XL), co daje 30 unikalnych jednostek SKU (Stock Keeping Unit). Każdy wariant wymaga osobnej kontroli stanów magazynowych, odrębnego śledzenia sprzedaży i indywidualnego zarządzania cenami promocyjnymi.

W praktyce oznacza to, że sklep oferujący 500 modeli odzieży może mieć do zarządzania nawet 15,000 różnych SKU. Bez odpowiedniej integracji systemów, synchronizacja stanów magazynowych i cen dla takiej liczby produktów staje się praktycznie niemożliwa do wykonania ręcznie.

2. Sezonowość i szybka rotacja kolekcji
Branża fashion działa w cyklu kolekcyjnym – minimum dwie główne kolekcje rocznie (wiosna/lato, jesień/zima), często uzupełniane o kolekcje capsule i limitowane edycje. Pod koniec sezonu następują agresywne przeceny: -30%, -50%, a nawet -70%, które muszą być synchronizowane na wszystkich kanałach sprzedaży jednocześnie. Opóźnienie w aktualizacji cen o godzinę może oznaczać straty w tysiącach złotych.

Dodatkowo, produkty muszą być wprowadzane do sprzedaży według ściśle określonego harmonogramu – nowa kolekcja jesień/zima nie może pojawić się w ofercie w lipcu, bo klienci nie będą kupować ciepłych swetrów w środku lata. System musi obsługiwać funkcję "planowanej publikacji" produktów, co wymaga zaawansowanych mechanizmów automatyzacji e-commerce.

3. Sprzedaż wielokanałowa
Współczesny sklep fashion sprzedaje typowo przez 4-8 kanałów jednocześnie: własny sklep internetowy, Allegro, Zalando, Amazon, Vinted, eBay, a także coraz częściej przez social commerce (Instagram Shopping, Facebook Marketplace). Każdy z tych marketplace'ów ma własne wymagania techniczne, formaty danych i specyfikę obsługi klienta.

Przykładowo, Zalando wymaga bardzo szczegółowych opisów produktów zgodnych z ich taxonomią (150+ atrybutów dla niektórych kategorii), Amazon ma własny system identyfikacji produktów (ASIN), a Allegro preferuje specyficzny format zdjęć i opisów. Zarządzanie ofertą bez systemu PIM (Product Information Management) staje się niemal niemożliwe.

4. Zarządzanie rozmiarówkami międzynarodowymi
Sprzedaż transgraniczna wymaga obsługi różnych standardów rozmiarowych: europejskie (36, 38, 40), amerykańskie (4, 6, 8), brytyjskie (8, 10, 12), a także rozmiary uniwersalne (XS-XXL) i rozmiary numeryczne w obuwiu. System musi automatycznie konwertować i prezentować właściwe rozmiarówki w zależności od kraju docelowego.

Co więcej, różni producenci mogą mieć różne kroje – rozmiar M od jednego producenta może odpowiadać rozmiarowi L od innego. Dlatego coraz więcej sklepów wprowadza szczegółowe tabele rozmiarów z pomiarami (obwód klatki piersiowej, długość rękawa, długość całkowita itp.), które muszą być zsynchronizowane z danymi w systemie ERP.

5. Skomplikowana logistyka zwrotów
W kategorii fashion wskaźnik zwrotów wynosi średnio 30-40%, a w przypadku niektórych kategorii (np. sukienki wieczorowe, buty na obcasie) może sięgać nawet 50%. Główne powody zwrotów to: niepasujący rozmiar (60% zwrotów), niezadowalający wygląd produktu na żywo (25%), zła jakość materiału (10%), inne (5%).

Każdy zwrot generuje koszty logistyczne w wysokości 12-25 PLN (w zależności od kuriera i destynacji), ale też wymaga sprawnej obsługi administratorskiej. Produkt musi zostać oceniony pod kątem możliwości ponownej sprzedaży, odpowiednio zaksięgowany, a stan magazynowy przywrócony. Bez automatyzacji procesów logistycznych, obsługa 100 zwrotów dziennie może zająć nawet 30 godzin pracy.

6. Presja na szybką realizację
Klienci kupujący odzież online oczekują wysyłki w ciągu 24-48 godzin. W przypadku zamówień złożonych przed godziną 12:00, aż 67% klientów oczekuje wysyłki tego samego dnia. Opóźnienia w realizacji bezpośrednio przekładają się na negatywne opinie i spadek konwersji.

Badania pokazują, że każdy dzień opóźnienia w wysyłce zmniejsza prawdopodobieństwo ponownego zakupu o 15%. W konkurencyjnej branży fashion, gdzie customer lifetime value jest kluczowy, utrata klientów z powodu wolnej realizacji może kosztować firmę dziesiątki tysięcy złotych miesięcznie.

Konsekwencje braku integracji w branży fashion:

Bez właściwej integracji systemów ERP z platformami sprzedażowymi, firma fashion traci na wielu płaszczyznach:

Błędy w stanach magazynowych – Wyprzedanie produktu na jednym kanale nie aktualizuje automatycznie dostępności na pozostałych platformach. Skutek: klient kupuje produkt, którego już nie ma, co prowadzi do anulacji zamówienia, zwrotu kosztów wysyłki i negatywnej opinii. Synchronizacja stanów magazynowych jest krytyczna dla sukcesu – według naszych analiz, błędy w stanach mogą kosztować średni sklep fashion nawet 50,000 PLN miesięcznie w postaci utraconych sprzedaży i kar od marketplace'ów.

Ręczne przepisywanie zamówień – Przeciętny sklep fashion obsługujący 100 zamówień dziennie traci 8-10 godzin pracy dziennie tylko na przepisywanie danych z marketplace do ERP. To nie tylko koszt pracowniczy (około 5,000 PLN miesięcznie przy stawce 25 PLN/h), ale również ryzyko pomyłek w adresach, rozmiarach czy ilościach. Według naszych badań, przy ręcznym przepisywaniu błąd pojawia się średnio w co 20. zamówieniu (5% wskaźnik błędów).

Problemy z synchronizacją cen promocyjnych – Uruchomienie promocji flash (-30% na wszystkie sukienki przez 24h) wymaga ręcznej zmiany cen w 5-8 miejscach. Przy 200-300 produktach w promocji to wielogodzinna praca, podczas której część klientów widzi już przecenę, a część jeszcze nie. Ta niespójność może prowadzić do reklamacji klientów, którzy kupili produkt godzinę przed promocją i żądają zwrotu różnicy.

Brak kontroli nad marżami – Przy dynamicznych przecenach i różnych marżach na poszczególnych kanałach, brak automatyzacji uniemożliwia bieżące monitorowanie rentowności. Efekt: można sprzedawać ze stratą nie zdając sobie z tego sprawy. W naszej praktyce spotkaliśmy sklepy, które przez błąd w konfiguracji cenowej sprzedawały produkty na Amazon z marżą -8% przez całe 3 tygodnie, zanim ktoś to zauważył.

Kluczowe integracje dla sklepów fashion

1. Integracja ERP z platformami marketplace

Sellasist + Subiekt GT – najpopularniejsza para dla branży fashion

Sellasist to obecnie najpopularniejszy system OMS (Order Management System) w Polsce, wykorzystywany przez ponad 40,000 sprzedawców. W połączeniu z Subiektem GT tworzy kompleksowe rozwiązanie dla e-commerce fashion.

Dlaczego ta para jest tak popularna? Sellasist powstał z myślą o polskim rynku e-commerce i natywnie obsługuje wszystkie popularne marketplace'y działające w Polsce. Subiekt GT z kolei to najczęściej wybierany system ERP w segmencie MŚP w Polsce – szacuje się, że używa go ponad 150,000 firm. Ta popularność oznacza łatwość znalezienia wsparcia technicznego i firm wdrożeniowych, co jest kluczowe dla właścicieli sklepów.

Dzięki integracji Sellasist z Subiekt GT Twój sklep odzieżowy zyskuje:

✅ Automatyczną synchronizację stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
Mechanizm webhook zapewnia, że sprzedaż jednego produktu na Allegro natychmiast (w ciągu 5 sekund) aktualizuje stan w ERP i na wszystkich pozostałych kanałach sprzedaży. System inteligentnie zarządza stanami rezerwowanymi – zamówienie w trakcie kompletacji nie jest już dostępne w ofercie online, co eliminuje problem podwójnej sprzedaży tego samego produktu.

Dodatkowo, system obsługuje stany bezpieczeństwa – możesz ustawić, że gdy w magazynie zostaje ostatnie 5 sztuk produktu, system automatycznie oznacza go jako "ostatnie sztuki" na wszystkich platformach, co może zwiększyć konwersję poprzez wywołanie poczucia pilności u klientów.

✅ Centralne zarządzanie wariantami produktów
Jeden produkt "macierzysty" w Sellasist automatycznie rozkłada się na wszystkie warianty w Subiekt GT. Zmiana ceny bazowej w ERP automatycznie przelicza się na wszystkie rozmiary i kolory z uwzględnieniem indywidualnych narzutów (np. rozmiary XXL mogą być droższe o 10 PLN, kolory specjalne mogą mieć narzut 5%).

System obsługuje również hierarchię wariantów – możesz zdefiniować, że kolor "beżowy" ma priorytet wyświetlania wyższy niż "khaki" na platformach sprzedażowych, co pozwala sterować tym, który wariant klient widzi jako pierwszy (zazwyczaj ten najbardziej popularny lub najlepiej marżowy).

✅ Automatyczny import zamówień z pełną obsługą danych
Zamówienie z marketplace trafia bezpośrednio do ERP jako gotowy dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) z przypisanym kontrahentem, adresem dostawy, wybraną metodą płatności i kurierem. System automatycznie rezerwuje produkty w magazynie i generuje polecenie kompletacji w formie dokumentu do wydruku lub wysyłki na terminal mobilny kompletującego.

Co ważne, system rozpoznaje i odpowiednio obsługuje różne typy zamówień:

  • Zamówienia z przedpłatą (PayU, Przelewy24) – wymagają potwierdzenia płatności przed realizacją
  • Zamówienia za pobraniem – realizowane natychmiast
  • Zamówienia firmowe – automatycznie generują fakturę VAT zamiast paragonu
  • Zamówienia międzynarodowe – automatycznie dodają wymagane dokumenty celne

✅ Synchronizację cen i przecen wielopoziomową
Promocje ustawione w ERP automatycznie trafiają na wszystkie kanały sprzedaży. System obsługuje: promocje procentowe (-20%), promocje kwotowe (taniej o 50 PLN), promocje 2+1 (kup dwa, trzeci gratis), kody rabatowe, oraz promocje czasowe z automatyczną aktywacją i dezaktywacją o określonych godzinach.

Zaawansowane funkcje obejmują również:

  • Promocje progowe (np. przy zakupie za min. 300 PLN, -15%)
  • Promocje kombinowane (np. sukienka + torebka = -20% na zestaw)
  • Promocje lojalnościowe (dla klientów powracających wyższy rabat)
  • Promocje geograficzne (różne rabaty dla różnych regionów)

✅ Zarządzanie cenami według kanałów sprzedaży
Ten sam produkt może mieć różną cenę na różnych platformach (np. na Zalando o 10% wyżej niż na Allegro z uwagi na wyższą prowizję – Zalando pobiera 20-25%, Allegro 10-15%). System automatycznie stosuje odpowiedni cennik w zależności od źródła zamówienia.

Możesz również ustawić strategię cenową "floor price" – minimalną cenę poniżej której produkt nigdy nie zostanie sprzedany, nawet podczas największych promocji. To zabezpiecza Cię przed przypadkowym sprzedawaniem produktów poniżej kosztu zakupu.

Przykład zastosowania:
Sklep z odzieżą damską prowadzony przez młodą projektantkę z Krakowa, sprzedający przez 5 kanałów (sklep WooCommerce, Allegro, Zalando, Vinted, Amazon) dzięki integracji Sellasist + Subiekt GT skrócił czas obsługi zamówienia z 15 minut do 2 minut. Eliminacja ręcznego przepisywania danych zaoszczędziła 4 godziny pracy dziennie (przy 50 zamówieniach), co pozwoliło właścicielce skupić się na projektowaniu nowych kolekcji zamiast logistyce. Dodatkowo, automatyczna synchronizacja stanów zredukowała anulacje z powodu braku towaru z 12/miesiąc do 0.

2. Integracja Amazon Seller/Vendor Central

Dla marek fashion sprzedających na Amazon

Amazon to coraz ważniejszy kanał sprzedaży odzieży w Polsce i Europie. Według danych za 2024 rok, kategoria Fashion na Amazon w regionie EU odnotowała wzrost o 28% rok do roku. Platforma oferuje dwa modele współpracy, każdy z własnymi wymaganiami integracyjnymi:

Amazon Seller Central + Subiekt GT – dla sklepów sprzedających w modelu Seller (FBA lub FBM)

Model Seller to najpopularniejszy wybór dla małych i średnich marek fashion. W tym modelu Ty jesteś sprzedawcą – Amazon to tylko marketplace. Integracja obejmuje:

  • Automatyczna synchronizacja ofert produktowych – System przesyła kompletne dane produktowe do Amazon: tytuły (optymalizowane pod SEO Amazon), opisy zgodne z wytycznymi Amazon (bullet points, A+ Content), parametry techniczne (materiał, kraj produkcji, instrukcje pielęgnacji), zdjęcia (minimum 5 zdjęć w rozdzielczości 1500x1500px, białe tło dla głównego zdjęcia), rozmiarówki (zgodne z Amazon Size Chart), certyfikaty (jeśli wymagane, np. CE dla odzieży dziecięcej).

  • Import zamówień z pełną obsługą Amazon FBA – Zamówienia FBA (Fulfillment by Amazon) są automatycznie importowane do ERP jako dokumenty "w realizacji Amazon". Amazon sam zajmuje się wysyłką, ale Ty musisz mieć zapisany ruch magazynowy. Zamówienia FBM (Fulfillment by Merchant) trafiają do Twojego magazynu do realizacji własnej – system automatycznie generuje dokumenty WZ, etykiety kurierskie i aktualizuje tracking w Amazon.

  • Zarządzanie zwrotami i reklamacjami – Zwroty obsługiwane przez Amazon (FBA) automatycznie aktualizują stany w ERP jako "zwrot w magazynie Amazon". Zwroty do sprzedawcy (FBM) generują dokumenty PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) w Subiekt GT i noty księgowe. System rozróżnia zwroty "nadające się do ponownej sprzedaży" i "uszkodzone/niezdatne", co jest kluczowe dla proper inventory management.

  • Monitoring Buy Box – Buy Box to "main offer" na stronie produktu – miejsce, gdzie klient dodaje produkt do koszyka. Jeśli sprzedajesz ten sam produkt co inni sprzedawcy, Amazon algorytmicznie decyduje, kto dostaje Buy Box (głównie na podstawie ceny, dostępności, ratingu sprzedawcy). System integracji alarmuje, gdy tracisz Buy Box, co pozwala szybko zareagować (np. obniżyć cenę).

  • Zarządzanie FBA Inventory – Automatyczne monitorowanie stanów w magazynach Amazon FBA (Europa ma 5 głównych magazynów FBA) i generowanie zleceń uzupełnienia. System przewiduje, kiedy zabraknie towaru (na podstawie historii sprzedaży) i sugeruje wysłać uzupełnienie z wyprzedzeniem 2-3 tygodni.

Amazon Vendor Central + ERP (wyższa półka B2B) – dla dostawców hurtowych

Model Vendor to współpraca B2B z Amazon jako hurtownikiem. Amazon kupuje produkty od Ciebie hurtowo i sprzedaje we własnym imieniu (jako "Ships from and sold by Amazon"). To model dla większych marek, które mogą produkować na skalę i utrzymać consistency w dostawach. Integracja na tym poziomie jest znacznie bardziej zaawansowana:

  • Automatyzacja Purchase Orders (PO) z Amazon – Amazon generuje zamówienia hurtowe (często na tysiące sztuk, np. "1500 szt. Sukienka Letnia, rozmiar M, wszystkie kolory"), które automatycznie trafiają do ERP jako zamówienia zakupu. System rozpoznaje PO Amazon po specyficznym numerze i automatycznie tworzy dokument, rezerwuje produkcję/zakup materiałów, i planuje dostawę.

  • Synchronizacja inventory forecasting – System przesyła prognozy sprzedaży do Amazon (na podstawie Twojej historii sprzedaży i planów marketingowych), co pozwala platformie optymalizować zamówienia. To redukuje ryzyko overstock (Amazon zamówi za dużo i potem będzie chciał zwrócić) lub understock (zabraknie towaru w szczycie sezonu).

  • Obsługa vendor scorecard metrics – Amazon ocenia vendorów na podstawie wskaźników: % realizacji na czas (target: 99%+), % bezbłędnych dostaw (target: 98%+), % anulacji (target: <1%), czas realizacji (target: zgodnie z umową). System integracji monitoruje te metryki w czasie rzeczywistym i alarmuje, gdy zbliżasz się do progów. Słabe wyniki mogą skutkować zmniejszeniem przyszłych zamówień lub nawet wypowiedzeniem współpracy.

  • EDI integration – Wymiana dokumentów w standardzie EDI (Electronic Data Interchange) wymaganym przez Amazon dla vendorów. Dokumenty EDI obejmują: PO (Purchase Order), PO Acknowledgement (potwierdzenie przyjęcia zamówienia), ASN (Advanced Shipping Notice – zawiadomienie o wysyłce), Invoice (faktura). System automatycznie generuje i wysyła te dokumenty w formacie EDI do Amazon.

3. Integracje z systemami kurierskimi

W branży fashion szybkość wysyłki to absolutny priorytet. Klient kupujący sukienkę na wesele za dwa tygodnie nie może czekać 5 dni na realizację. Według badań, 45% klientów e-commerce fashion porzuca koszyk, jeśli czas dostawy przekracza 3 dni. Dlatego integracje z firmami kurierskimi są kluczowe:

InPost – bezapelacyjny lider w Polsce dla e-commerce fashion

79% polskich konsumentów fashion preferuje odbiór z Paczkomatu według badań z 2024 roku. Dlaczego? Wygoda (Paczkomaty są wszędzie), elastyczność (odbiór 24/7), anonimowość (nie trzeba spotykać kuriera w domu), i łatwość zwrotów. Integracja obejmuje:

  • Automatyczny wybór najbliższego Paczkomatu dla klienta – System na podstawie adresu klienta z marketplace automatycznie wybiera najbliższy Paczkomat (w promieniu 500m od adresu) i przypisuje go do przesyłki. Klient otrzymuje SMS/email: "Twoja paczka czeka w Paczkomacie XYZ".

  • Generowanie etykiet z kodem QR – Zamiast drukować etykiety, można użyć kodów QR. Pracownik magazynu skanuje kod QR telefonem, naklejka drukuje się automatycznie w Paczkomacie nadawczym. To przyspiesza nadanie i redukuje koszty (nie trzeba kupować drukarki etykiet za 2000 PLN).

  • Powiadomienia SMS/email o dostarczeniu – InPost automatycznie wysyła klientowi powiadomienie, gdy paczka jest w Paczkomacie. Dodatkowo, InPost oferuje usługę "InPost Fresh Lock" – jeśli klient nie odbierze paczki w 48h, dostaje przypomnienie. To redukuje % paczek zwracanych jako nieodebrane.

  • Obsługę zwrotów przez Paczkomaty (InPost Returns) – Klient wrzuca paczkę zwrotną do dowolnego Paczkomatu bez konieczności wizyty w punkcie. Wystarczy kod QR lub etykieta. To zwiększa % zwrotów (niektórzy klienci nie zwróciliby produktu, gdyby musieli iść do kuriera), ale też przyspiesza proces – zwrot wraca do magazynu średnio o 2 dni szybciej niż przez tradycyjną pocztę.

DHL, DPD, FedEx – przesyłki międzynarodowe i premium

Dla marek premium (cena produktów 300+ PLN) lub sprzedaży międzynarodowej niezbędna jest integracja z kurierami oferującymi premium delivery:

  • Tracking door-to-door – Śledzenie przesyłki od momentu nadania do dostarczenia. Klient widzi w czasie rzeczywistym: "Paczka jest w sortowni Katowice", "Paczka w dostawie, przewidywana godzina 14:00-16:00". To zwiększa zaufanie i redukuje zapytania do obsługi klienta.

  • Dostawę w określonym czasie (evening delivery, Saturday delivery) – Dla klientów premium możesz oferować dostawę wieczorną (po 18:00) lub sobotnią za dopłatą 15-25 PLN. To zwiększa satysfakcję klienta i average order value (klienci chętniej płacą więcej za wygodę).

  • Ubezpieczenie przesyłek – Przy drogiej odzieży (płaszcze za 1500 PLN, skórzane kurtki za 2500 PLN) ubezpieczenie jest niezbędne. DHL/DPD oferuje automatyczne ubezpieczenie do zadeklarowanej wartości. W przypadku zgubienia, otrzymujesz odszkodowanie.

  • Obsługę zwrotów międzynarodowych – Klient z Niemiec kupuje u Ciebie płaszcz, ale nie pasuje. System automatycznie generuje etykietę zwrotną DHL z Niemiec do Polski. Klient oddaje paczkę w najbliższym punkcie DHL. Koszt zwrotu możesz pokryć Ty (co zwiększa satysfakcję klienta) lub klient (co chroni Twoje marże).

Packeta/Zásilkovna – ekspansja na rynki CEE

Dla marek ekspandujących do Czech, Słowacji, Węgier czy Rumunii, Packeta oferuje sieć 10,000+ punktów odbioru w regionie CEE. Podobny model do InPost w Polsce – klient odbiera paczkę z punktu Packeta w swoim mieście. Koszty są niższe niż kurier door-to-door (8-12 PLN vs. 18-25 PLN), co pozwala oferować konkurencyjne ceny wysyłki.

Kluczowe korzyści integracji kurierskiej:

  • Automatyczne generowanie etykiet kurierskich – Oszczędność 5-10 minut na zamówienie. Przy 100 zamówieniach dziennie to 500-1000 minut = 8-16 godzin pracy zaoszczędzone dziennie.

  • Natychmiastowe przesyłanie numerów śledzenia do klientów i marketplace'ów – Klient dostaje numer śledzenia w ciągu 5 minut od nadania paczki. To zwiększa zaufanie (klient widzi, że zamówienie jest w realizacji) i redukuje zapytania typu "gdzie moja paczka?" o ~80%.

  • Optymalizacja kosztów wysyłki – System może automatycznie wybierać najtańszego kuriera w danej relacji (np. do Wrocławia najtańszy jest DPD, do Krakowa InPost). Przy 100 przesyłkach dziennie oszczędność 2 PLN na przesyłce = 6000 PLN miesięcznie.

  • Hurtowe generowanie etykiet – Zamiast generować 100 etykiet pojedynczo (każda 1 minuta = 100 minut), system generuje wszystkie naraz (100 etykiet w 30 sekund). To przyspiesza proces nadania przesyłek o ~95%.

4. Integracja z systemami WMS dla magazynów

Większe sklepy fashion (obroty 5M+ PLN rocznie, 200+ zamówień dziennie) potrzebują zaawansowanego zarządzania magazynem. Zwykły system ERP już nie wystarcza – potrzebny jest dedykowany WMS (Warehouse Management System).

Kiedy potrzebujesz WMS? Gdy:

  • Masz magazyn >500m² z wieloma regałami i strefami
  • Zatrudniasz 3+ osoby w magazynie
  • Obsługujesz 150+ zamówień dziennie
  • Masz >2000 SKU w stałej ofercie
  • Robisz inwentaryzacje częściej niż raz na kwartał

Zalety dedykowanych systemów WMS dla fashion:

Strefy Pick & Pack optymalizowane pod fashion

Magazyn dzieli się na strefy według kategorii produktów. Typowy podział dla sklepu fashion:

  • Strefa A: Odzież wierzchnia (płaszcze, kurtki, swetry) – największe produkty, zajmują najwięcej miejsca
  • Strefa B: Odzież podstawowa (bluzki, spodnie, sukienki) – największa rotacja, najbliżej strefy pakowania
  • Strefa C: Bielizna i piżamy – produkty małe, wysokomarżowe, często kupowane z innymi produktami
  • Strefa D: Obuwie – specjalne regały na pudełka, organizacja według rozmiarów
  • Strefa E: Akcesoria (torebki, paski, biżuteria) – małe produkty, wysokie ryzyko kradzieży, specjalne zabezpieczenia

Każda strefa ma dedykowane regały z lokalizacjami alfabetycznymi (Regał A, półka 1-5, miejsce 1-10). System generuje ścieżkę kompletacji minimalizującą dystans – kompletujący nie biega po całym magazynie, tylko idzie optymalną trasą. Przykład: Zamówienie: sukienka (Strefa B), torebka (Strefa E), buty (Strefa D). System generuje trasę: Start → Strefa B → Strefa E → Strefa D → Pakowanie. Dystans: 85m zamiast 230m przy losowej trasie.

Lokalizacje szczegółowe z kodem kreskowym

Każdy produkt ma przypisaną lokalizację szczegółową: Regał A, półka 3, miejsce 15 (kod lokalizacji: A-3-15). Każda lokalizacja ma naklejony kod kreskowy. Proces kompletacji:

  1. Kompletujący dostaje zadanie na terminalu mobilnym: "Skompletuj zamówienie #12345"
  2. Terminal pokazuje pierwszy produkt: "Sukienka Letnia Floral, Rozmiar M, Niebieski, Lokalizacja: B-2-7"
  3. Kompletujący idzie do Regału B, półka 2
  4. Skanuje kod kreskowy lokalizacji B-2-7 (terminal potwierdza: "Poprawna lokalizacja")
  5. Skanuje kod kreskowy produktu (terminal potwierdza: "Poprawny produkt, odznaczam pozycję")
  6. Terminal pokazuje następny produkt na liście

Ta procedura eliminuje błędy kompletacji – jeśli kompletujący weźmie produkt z niewłaściwej lokalizacji lub zeskanuje niewłaściwy produkt (np. rozmiar L zamiast M), terminal alarmuje dźwiękiem i nie pozwala przejść dalej.

Przy przyjęciu towaru system sugeruje optymalną lokalizację:

  • Produkty szybkorotujące (A, B classification) – lokalizacje najbliżej strefy pakowania
  • Produkty wolnorotujące (C, D classification) – lokalizacje dalej, na wyższych półkach
  • Produkty nowej kolekcji – lokalizacje z oznaczeniem "NEW" (łatwiej kompletować w pierwszych tygodniach)
  • Produkty końca sezonu – specjalna strefa "OUTLET" (łatwiej inwentaryzować przed wyprzedażą)

Skanery kodów kreskowych dla szybkiego kompletowania

Kompletujący otrzymuje listę zamówień na terminalu mobilnym (Zebra TC21, Honeywell CT40 - urządzenia Android z wbudowanym skanerem, wytrzymałe na upadki, bateria 12h pracy).

Proces wygląda tak:

  1. Kompletujący loguje się do terminala (login, hasło)
  2. System przydziela mu zadania (np. "Do skompletowania: 15 zamówień, łącznie 47 pozycji")
  3. System optymalizuje sekwencję: zamiast kompletować każde zamówienie osobno, kompletuje wszystkie produkty z jednej strefy naraz (tzw. batch picking)
  4. Przykład: 15 zamówień zawiera łącznie 8× sukienka A, 5× sukienka B, 12× bluzka C. Kompletujący idzie do lokalizacji sukienki A, skanuje 8 sztuk, potem do sukienki B, skanuje 5 sztuk, itd.
  5. Po skompletowaniu wszystkiego, wraca do strefy pakowania, gdzie system mu mówi "sortuj produkty do zamówień"
  6. Terminal pokazuje: "Zamówienie #1: 2× sukienka A, 1× bluzka C" – kompletujący skanuje produkty, system potwierdza i generuje etykietę do wydruku

Przy błędnym skanowaniu (inny rozmiar, kolor, model) terminal natychmiast alarmuje dźwiękiem i wyświetla komunikat: "BŁĄD! Zeskanowałeś: Sukienka A, Rozmiar L. Powinno być: Sukienka A, Rozmiar M. Sprawdź lokalizację."

Efektywność: Proces kompletacji jednego zamówienia (5 produktów) zajmuje ~2 minuty zamiast 8 minut przy tradycyjnej metodzie papierowej (wydruk listy, ręczne szukanie, ręczne odznaczanie, ręczne pakowanie).

Systemy FIFO dla produktów sezonowych

Fashion to branża sezonowa – kolekcja wiosenna nie może zalegać w magazynie do następnej wiosny, bo straci na wartości (moda się zmienia, produkty stają się "ubiegłoroczne"). System WMS wymusza FIFO (First In, First Out) przy kompletacji: zawsze wysyłane są najstarsze produkty z magazynu.

Jak to działa w praktyce:

  1. Przychodzi dostawa: 50 szt. Sukienka Letnia Floral, data przyjęcia: 15.03.2025
  2. System zapisuje: Lokalizacja A-2-5, data przyjęcia 15.03.2025, expires 15.09.2025 (6 miesięcy – koniec sezonu lato)
  3. Przychodzi kolejna dostawa: 30 szt. tej samej sukienki, data przyjęcia 22.03.2025
  4. System zapisuje: Lokalizacja A-2-6, data przyjęcia 22.03.2025
  5. Klient kupuje 1 szt. Sukienka Letnia Floral
  6. System generuje zadanie kompletacji: "Pobierz z lokalizacji A-2-5" (starsza dostawa)
  7. Dopiero gdy A-2-5 się wyczerpie, system każe brać z A-2-6

Po zakończeniu sezonu (15.09.2025) system automatycznie generuje raport "slow movers" – produkty zalegające ponad X dni, które należy przecenić:

  • Pozostało 15 szt. Sukienka Letnia Floral w magazynie od 6 miesięcy
  • Średnia sprzedaż: 1.2 szt/tydzień
  • Prognoza: przy obecnym tempie sprzedaż trwa jeszcze 12 tygodni = do grudnia
  • Rekomendacja: Przecena -50% lub więcej, aby wyprzedać do końca października

To pozwala właścicielowi podejmować świadome decyzje o przecenach zamiast "trzymać" stary towar w magazynie, który zajmuje miejsce i generuje koszty.

Integracja WMS z ERP i platformami e-commerce:

Kompletny przepływ informacji wygląda tak:

  1. Zamówienie z marketplace → trafia do Sellasist
  2. Sellasist → przesyła zamówienie do Subiekt GT (tworzy dokument WZ)
  3. Subiekt GT → przesyła zadanie kompletacji do WMS
  4. WMS → pracownik kompletuje zamówienie (skanując produkty)
  5. Po skompletowaniu → WMS informuje Subiekt GT "zamówienie skompletowane"
  6. Subiekt GT → automatycznie generuje etykietę kurierską (DHL/InPost/DPD)
  7. System kurierski → przesyła numer śledzenia do Subiekt GT
  8. Subiekt GT → przesyła numer śledzenia do Sellasist
  9. Sellasist → aktualizuje status na marketplace "wysłane" + numer śledzenia
  10. Sellasist → aktualizuje stan magazynowy na wszystkich platformach

Zwrot od klienta:

  1. Klient → inicjuje zwrot na marketplace
  2. Marketplace → informuje Sellasist "zwrot zainicjowany"
  3. Sellasist → informuje Subiekt GT
  4. Subiekt GT → tworzy zadanie "oczekiwany zwrot" w WMS
  5. Paczka wraca do magazynu → pracownik skanuje kod kreskowy przesyłki
  6. WMS → rozpoznaje "to zwrot zamówienia #12345" i pokazuje produkty do kontroli
  7. Pracownik → ocenia stan (nadaje się / nie nadaje się do sprzedaży) i skanuje produkty
  8. WMS → przywraca stan magazynowy (jeśli produkt OK)
  9. WMS → informuje Subiekt GT "zwrot przyjęty"
  10. Subiekt GT → tworzy dokument PZ (Przyjęcie Zewnętrzne)
  11. Subiekt GT → informuje Sellasist "zwrot przyjęty"
  12. Sellasist → aktualizuje stan na wszystkich platformach (+1 szt. dostępna)
  13. Sellasist → informuje marketplace "zwrot przyjęty"
  14. Marketplace → zwraca pieniądze klientowi

Cały proces zautomatyzowany, czas obsługi zwrotu: 4-8 godzin zamiast 3-5 dni.

Case study: Wrocławski producent odzieży damskiej – integracja Zalando z Subiekt GT + automatyczne etykiety DHL

O firmie:

Dynamicznie rozwijająca się wrocławska marka projektująca i produkująca odzież damską w segmencie premium. Firma istnieje od 2018 roku, zatrudnia 25 osób (w tym 8 szwaczek, 3 projektantki, zespół marketing/sprzedaż 6 osób, logistyka 5 osób, zarząd 3 osoby). Własny zakład produkcyjny zlokalizowany we Wrocławiu, sprzedaż online stanowi 85% przychodów firmy.

Portfolio produktów:

  • 2 główne kolekcje rocznie (wiosna/lato, jesień/zima)
  • Każda kolekcja: 80-120 modeli
  • Średnio 25 wariantów na model (5 rozmiarów × 5 kolorów)
  • Łącznie ~2500 SKU w ofercie w szczycie sezonu
  • Ceny produktów: 180-650 PLN (średnia transakcja: 320 PLN)

Kanały sprzedaży:

  • Zalando (główny kanał, 60% obrotów) – sprzedaż w 8 krajach: PL, DE, AT, CZ, SK, NL, BE, FR
  • Własny sklep e-commerce WooCommerce (25% obrotów)
  • Vinted (10% obrotów)
  • Sprzedaż stacjonarna - showroom Wrocław (5% obrotów)

Skala operacji przed wdrożeniem:

  • 250 zamówień dziennie średnio (w szczycie sezonu: marzec-maj i październik-listopad do 400)
  • 100 zwrotów dziennie średnio (wskaźnik 40% – typowy dla branży fashion premium)
  • 5 osób zaangażowanych pełnoetatowo w obsługę logistyczną
  • 12 godzin dziennie pracy nad obsługą zamówień i zwrotów (dwie zmiany)
  • Magazyn 280m² przy zakładzie produkcyjnym

Wyzwanie 1: Przeciążenie obsługą zamówień z Zalando

Zalando jako główny kanał sprzedaży (60% obrotów = ~150 zamówień dziennie z Zalando) generował największe obciążenie operacyjne.

Proces obsługi jednego zamówienia PRZED INTEGRACJĄ:

  1. Logowanie do panelu Zalando (2 min) – Panel Zalando Partner był wolny, często wymagał refresh
  2. Pobieranie zamówień (3 min) – Eksport CSV, maksymalnie 50 zamówień naraz
  3. Ręczne przetwarzanie każdego zamówienia (8-12 min):
    • Otworzenie szczegółów zamówienia w Excelu
    • Identyfikacja produktu w Subiekt GT – problem: Zalando używa własnych SKU (ZAL-SUKLET-BEZ-M), Subiekt GT ma swoje (PROD-2024-045-M-BEZ). Trzeba było sprawdzać w arkuszu mapowania (Excel z 2500 pozycjami)
    • Sprawdzenie dostępności w magazynie w Subiekt GT
    • Wprowadzenie zamówienia do Subiekt GT: imię, nazwisko, adres (ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, kraj), email, telefon, produkty, ilości
    • Zapisanie dokumentu WZ
  4. Wydruk dokumentów magazynowych – Lista kompletacji dla magazyniera
  5. Logowanie do systemu DHL (osobne konto, osobne hasło, kolejne 2 min czekania)
  6. Ręczne wprowadzenie danych adresowych do DHL – przepisywanie z zamówienia
  7. Generowanie etykiety kurierskiej DHL – 1 etykieta = 1 zamówienie
  8. Przygotowanie etykiety zwrotnej (najbardziej czasochłonne, 5 min):
    • Wejście do osobnego panelu DHL Returns Portal
    • Ręczne wprowadzenie danych magazynu (adres zwrotny: Wrocław)
    • Generowanie etykiety zwrotnej
    • Wydruk (osobna drukarka, często się zacinała)
  9. Pakowanie zamówienia – włożenie produktu, faktura, obie etykiety (wysyłkowa na zewnątrz paczki, zwrotna wewnątrz)
  10. Ręczne wpisanie numeru śledzenia DHL z powrotem do panelu Zalando (aby klient mógł śledzić przesyłkę)

Średni czas obsługi jednego zamówienia: 12-15 minut

250 zamówień dziennie × 13 minut = 3,250 minut = 54 godziny pracy dziennie

To wymagało zatrudnienia 7 osób na pełen etat (8h × 7 = 56h). W praktyce firma miała 5 osób pracujących po 10-11h dziennie (z nadgodzinami), co generowało dodatkowe koszty i wypalenie pracowników.

Wyzwanie 2: Problemy z synchronizacją stanów magazynowych

Aktualizacja dostępności produktów na Zalando odbywała się ręcznie 3 razy dziennie:

  • Rano o 8:00
  • W południe o 12:30
  • Wieczorem o 18:00

Proces synchronizacji:

  1. Eksport stanów z Subiekt GT do Excel (10 min)
  2. Ręczne przetworzenie – mapowanie SKU Zalando ↔ SKU Subiekt (produkty, które się sprzedały od ostatniej synchronizacji) (30-40 min)
  3. Import do Zalando przez CSV (15 min)
  4. Weryfikacja czy się załadowało (5 min)

Czas: ~2 godziny każdorazowo = 6 godzin dziennie (1 osoba dedykowana tylko do tego)

Skutki opóźnień w synchronizacji:

  • 8-15 anulacji dziennie z powodu braku towaru – Scenariusz: Produkt sprzedał się na Zalando o 10:15, ale system dowiedział się o tym dopiero o 12:30 (podczas następnej synchronizacji). W międzyczasie (między 10:15 a 12:30) ktoś inny kupił ten sam produkt w sklepie WooCommerce → konflikt, trzeba anulować jedno z zamówień
  • Negatywne ocenie od klientów: "Zamówienie anulowane po 2 dniach oczekiwania – skandal!" → Rating 1/5
  • Spadek rankingu sprzedawcy na Zalando: z 4.2/5.0 do 3.8/5.0 w ciągu 6 miesięcy (threshold: 4.0/5.0 to minimum do wyświetlania się wysoko w wynikach wyszukiwania)
  • Kary finansowe: Zalando nakłada automatyczne kary za wysokie wskaźniki anulacji – 2% wartości anulowanego zamówienia jako penalty fee
  • Średni koszt anulacji: 15 anulacji/dzień × średnia wartość zamówienia 180 PLN × 2% = 54 PLN/dzień = 1,620 PLN/miesiąc kary (przy 30 dniach roboczych)

Wyzwanie 3: Koszty operacyjne logistyki

Koszty pracownicze:

  • 5 osób obsługi logistycznej (pełny etat + nadgodziny) × średnio 5,200 PLN brutto = 26,000 PLN/miesiąc
  • Dodatkowo koszty pracodawcy (ZUS, FP, FGŚP) +22% = 31,720 PLN/miesiąc łącznie na pensje
  • 1 osoba dedykowana do synchronizacji stanów × 4,500 PLN = 4,500 PLN
  • Koszty pracodawcy +22% = 5,490 PLN
  • Łącznie koszty pracownicze logistyki: 37,210 PLN/miesiąc

Koszty błędów i opóźnień:

  • Błędy w adresach (przepisywanie ręczne): ~15 błędów/miesiąc × koszt ponownej wysyłki 25 PLN = 375 PLN/miesiąc
  • Błędne zamówienia (pomyłka w rozmiarze/kolorze podczas kompletacji): ~25 błędów/miesiąc × koszt (zwrot + ponowna wysyłka właściwego produktu + kompensata dla klienta -10% na następne zakupy) 80 PLN = 2,000 PLN/miesiąc
  • Kary Zalando za anulacje: 1,620 PLN/miesiąc
  • Utracone przychody z powodu złego ratingu i niższej widoczności na Zalando: trudne do zmierzenia, ale szacowane na ~15,000 PLN/miesiąc (analiza: podobne sklepy z ratingiem 4.5+ mają o ~18% wyższą sprzedaż)

Wyzwanie 4: Zwroty – największy ból głowy

W fashion premium na Zalando zwroty to 40% zamówień (250 zamówień × 40% = 100 zwrotów dziennie)

Dlaczego tak wysoki wskaźnik zwrotów? Główne powody:

  1. Niepasujący rozmiar (55% zwrotów) – różne marki mają różne kroje, klienci zamawiają "na próbę" kilka rozmiarów
  2. Wygląd produktu inny niż na zdjęciu (30%) – kolor materiału wygląda inaczej na żywo, materiał jest inny w dotyku niż oczekiwany
  3. Zmiana zdania (10%) – klient kupił impulsywnie, po zastanowieniu rezygnuje
  4. Defekt lub uszkodzenie (5%) – produkt uszkodzony podczas produkcji lub transportu

Proces zwrotu PRZED AUTOMATYZACJĄ:

Etap 1: Klient inicjuje zwrot w panelu Zalando (1-2 dni od dostawy)

  • Klient klika "Zwróć produkt" w aplikacji Zalando
  • Zalando wysyła email do firmy: "Klient zainicjował zwrot zamówienia #ZAL-987654321, Produkt: Sukienka Letnia Floral, Rozmiar M, Powód: Za mały rozmiar"
  • Pracownik obsługi musi (8 minut na jeden zwrot):
    • Znaleźć szablon etykiety zwrotnej dla Polski (firma ma 5 szablonów: PL, DE, AT, CZ, inne)
    • Ręcznie wprowadzić:
      • Adres odbiorcy: Magazyn Wrocław,
      • Numer referencyjny: ZAL-987654321 (żeby potem zidentyfikować zwrot)
      • Dane klienta (imię, nazwisko, adres – przepisać z Zalando)
    • Wygenerować etykietę zwrotną PDF
    • Pobrać PDF
    • Otworzyć klienta pocztowego (Gmail)
    • Napisać email do klienta: "Dzień dobry, w załączniku etykieta zwrotna DHL. Prosimy paczkę oddać do punktu DHL. Pozdrawiamy, Zespół XYZ"
    • Załączyć PDF
    • Wysłać
  • Czas: ~8 minut na jeden zwrot
  • 100 zwrotów dziennie × 8 minut = 800 minut = 13.3 godzin pracy dziennie tylko na generowanie i wysyłanie etykiet zwrotnych

Etap 2: Klient wysyła zwrot (2-5 dni od otrzymania etykiety)

  • Klient pakuje produkt
  • Idzie do punktu DHL (lub wrzuca do Paczkomatu DHL, jeśli dostępny)
  • Oddaje paczkę

Etap 3: Transport zwrotu (2-4 dni)

  • Paczka jedzie z lokalizacji klienta do Wrocławia

Etap 4: Magazyn otrzymuje zwrot (najbar dziej czasochłonne!)

  • Paczka przyjeżdża do magazynu (codziennie o ~14:00 przychodzi ~100 paczek zwrotnych)
  • Pracownik musi (15-20 minut na jeden zwrot):
    • Otworzyć paczkę
    • Znaleźć dokument: do jakiego zamówienia to się odnosi? (czasem klient włożył oryginalną fakturę, czasem nie – wtedy trzeba szukać po nazwisku i produkcie w systemie, co zajmuje 5-10 minut)
    • Sprawdzić stan produktu:
      • Czy produkt jest nieużywany? (sprawdzenie metek, śladów użytkowania)
      • Czy produkt nie jest uszkodzony?
      • Czy opakowanie jest nieuszkodzone?
    • Jeśli produkt nadaje się do ponownej sprzedaży:
      • Ręcznie znaleźć produkt w Subiekt GT
      • Ręcznie utworzyć dokument PZ (Przyjęcie Zewnętrzne): data, kontrahent, produkt, ilość, cena
      • Zapisać dokument
      • Ręcznie przywrócić stan magazynowy (+1 szt.)
      • Dodać notatkę w arkuszu Excel "Synchronizacja Stanów" żeby wieczorem zaktualizować Zalando
    • Jeśli produkt NIE nadaje się (uszkodzony, używany, brudny):
      • Utworzyć dokument odpisu (MM)
      • Produkt trafia do "braków" (czasem można sprzedać taniej jako "outlet second hand")
    • Ręcznie wygenerować notę księgową (nota kredytowa dla klienta)
    • Ręcznie oznaczyć zwrot jako "przyjęty" w panelu Zalando (żeby Zalando mógł zwrócić pieniądze klientowi)

Średni czas obsługi jednego zwrotu: 15-20 minut
100 zwrotów dziennie × 17 minut = 1,700 minut = 28 godzin pracy dziennie
Wymagało: 3.5 osoby na pełen etat dedykowane tylko zwrotom

Problemy jakościowe:

  • Długi czas przywracania stanów: Produkt wrócił do magazynu w poniedziałek o 14:00, ale pojawił się w ofercie Zalando dopiero o 18:00 podczas wieczornej synchronizacji. Straconych 4 godzin potencjalnej sprzedaży × 100 zwrotów/dzień = 400 "produkto-godzin" bez dostępności dziennie
  • Błędy w dokumentacji: ~12 błędów/miesiąc – źle przypisany zwrot (pomylono produkty), pomyłka w ilości (przyjęto 1 szt. zamiast 2), błędna nota księgowa
  • Długi czas zwrotu pieniędzy klientowi: 3-5 dni roboczych od przyjęcia zwrotu (Zalando czeka na potwierdzenie przyjęcia od sprzedawcy, potem przetwarza zwrot) → klienci niezadowoleni, negatywne opinie
  • Brak danych analitycznych: Niemożliwe było łatwe przeanalizowanie "które produkty są najczęściej zwracane i dlaczego?" bo dane były rozproszone (Zalando, Excel, Subiekt GT, notatki papierowe)

Łączne koszty obsługi zwrotów:

  • Koszty pracownicze: 3.5 osoby × 5,000 PLN średnio (w tym nadgodziny) = 17,500 PLN
  • Koszty pracodawcy +22% = 21,350 PLN/miesiąc
  • Koszt logistyki zwrotów DHL Returns: 100 zwrotów/dzień × 22 dni robocze × 12 PLN etykieta = 26,400 PLN/miesiąc
  • Koszty błędów (niewłaściwe zwroty, pomyłki): ~800 PLN/miesiąc

ŁĄCZNE KOSZTY OPERACYJNE PRZED INTEGRACJĄ:

  • Obsługa zamówień (koszty pracownicze): 37,210 PLN/miesiąc
  • Obsługa zwrotów (koszty pracownicze): 21,350 PLN/miesiąc
  • Logistyka zwrotów (DHL): 26,400 PLN/miesiąc
  • Koszty błędów i kar: ~3,800 PLN/miesiąc
  • RAZEM: ~88,760 PLN/miesiąc kosztów operacyjnych logistyki

Plus: utracone przychody z powodu złego ratingu, opóźnień, anulacji – szacowane na dodatkowe 15,000-20,000 PLN/miesiąc

WDROŻONE ROZWIĄZANIE: Dedykowana integracja Subiekt GT ↔ Zalando + automatyczne etykiety DHL (wysyłkowe + zwrotne)

Po szczegółowej analizie procesów (2 tygodnie audytu on-site przez zespół Orbis Software), zaprojektowano i wdrożono dedykowaną integrację składającą się z trzech głównych modułów:

Moduł 1: Synchronizacja dwukierunkowa Zalando ↔ Subiekt GT

Zaimplementowano połączenie przez Zalando Partner API (RESTful API z OAuth 2.0):

Funkcjonalności:

  • Automatyczny import zamówień z Zalando co 5 minut – System sprawdza API Zalando czy są nowe zamówienia. Jeśli tak, pobiera pełne dane (klient, adres, produkty, metoda płatności, preferencje dostawy) i tworzy dokument WZ w Subiekt GT
  • Tworzenie dokumentów sprzedaży w Subiekt GT – Zamówienie z Zalando automatycznie staje się dokumentem WZ z wypełnionymi wszystkimi polami: kontrahent (automatycznie tworzony jeśli nowy), adres dostawy, produkty (automatyczne mapowanie SKU Zalando → SKU Subiekt), ceny, rabaty
  • Aktualizacja stanów magazynowych na Zalando w czasie rzeczywistym – Każda zmiana stanu w Subiekt GT (sprzedaż, zwrot, przyjęcie towaru, korekta inwentaryzacyjna) jest automatycznie wysyłana do Zalando API w ciągu 30 sekund
  • Synchronizacja statusów zamówień – Workflow: Zamówienie otrzymane → W kompletacji → Skompletowane → Wysłane → Dostarczone. Każda zmiana statusu w Subiekt GT automatycznie aktualizuje status na Zalando
  • Automatyczne przetwarzanie anulacji – Jeśli klient anuluje zamówienie na Zalando (możliwe do 2h od złożenia), system automatycznie anuluje dokument WZ w Subiekt GT i przywraca stan
  • Obsługa zwrotów – System importuje informację o zainicjowanym zwrocie z Zalando, tworzy dokument "Zwrot oczekiwany" w Subiekt GT

Moduł 2: Integracja z DHL Express API – automatyczne etykiety

To była kluczowa część projektu – automatyczne generowanie zarówno etykiet wysyłkowych JAK I zwrotnych w jednym procesie.

Funkcjonalności:

A) Automatyczne etykiety wysyłkowe:

  • System na podstawie danych z zamówienia (adres klienta, waga przesyłki, preferencje dostawy) automatycznie wywołuje DHL API
  • Generuje etykietę DHL z:
    • Kodem kreskowym przesyłki
    • Adresem odbiorcy
    • Numerem referencyjnym (numer zamówienia Zalando)
    • Kodem QR (dla łatwiejszego skanowania)
  • Etykieta automatycznie wysyłana do drukarki sieciowej w magazynie (drukarka zebra ZD620, termiczna, szybki wydruk 4 etykiety/minutę)
  • Automatyczne wysyłanie numeru śledzenia (tracking number) do:
    • Subiekt GT (zapisany w dokumencie WZ)
    • Zalando API (klient może śledzić przesyłkę)
    • Klienta (email + SMS z linkiem do śledzenia)

B) Automatyczne etykiety zwrotne (INNOWACJA!):

  • System automatycznie generuje etykietę zwrotną DHL dla KAŻDEGO zamówienia w momencie tworzenia etykiety wysyłkowej
  • Etykieta zwrotna zawiera:
    • Adres zwrotny: Magazyn Wrocław, 
    • Kod kreskowy przesyłki zwrotnej
    • Numer referencyjny (numer zamówienia Zalando)
    • Instrukcje dla klienta: "W razie zwrotu, użyj tej etykiety i oddaj paczkę do punktu DHL"
  • Etykieta zwrotna jest automatycznie drukowana razem z etykietą wysyłkową i pakowana WEWNĄTRZ paczki (klient otrzymuje ją wraz z produktem)
  • Kluczowa zaleta: Klient nie musi czekać na etykietę zwrotną, nie musi kontaktować się z obsługą, może od razu zwrócić produkt jeśli nie pasuje

C) Śledzenie zwrotów:

  • System automatycznie monitoruje DHL API dla zwrotów
  • Gdy paczka zwrotna zostaje nadana przez klienta, system otrzymuje event "return shipment created"
  • System śledzi przesyłkę zwrotną w czasie rzeczywistym
  • Gdy paczka zwrotna dotiera do magazynu, system otrzymuje event "return delivered" i automatycznie:
    • Zmienia status zwrotu w Subiekt GT na "Zwrot dostarczony - oczekuje przyjęcia"
    • Wysyła alert do zespołu magazynowego: "Przyjęć 12 zwrotów dziś do magazynu"

Moduł 3: Obsługa zwrotów end-to-end

Pełna automatyzacja procesu zwrotów:

Workflow:

  1. Klient inicjuje zwrot na Zalando (klika "Zwróć produkt")
  2. Zalando API wysyła webhook do systemu integracji: "Return initiated for order #ZAL-987654321"
  3. System integracji automatycznie:
    • Tworzy dokument "Zwrot oczekiwany" w Subiekt GT
    • Status: "Zwrot zainicjowany przez klienta, czekamy na paczkę"
  4. Klient używa etykiety zwrotnej (którą już ma w paczce!) i oddaje paczkę do DHL
  5. DHL API wysyła event: "Return shipment #DHL-RET-123456 in transit"
  6. System aktualizuje status: "Zwrot w drodze, przewidywana dostawa za 2-3 dni"
  7. Paczka dociera do magazynu Wrocław
  8. DHL API wysyła event: "Return shipment delivered"
  9. System aktualizuje status: "Zwrot dostarczony, oczekuje na przyjęcie"
  10. Pracownik magazynu:
    • Skanuje kod kreskowy paczki (terminal mobilny lub skaner)
    • System automatycznie rozpoznaje: "To zwrot zamówienia #ZAL-987654321, Produkt: Sukienka Letnia Floral M, Klient: Anna Kowalska"
    • System wyświetla na terminalu: "Oceń stan produktu: 1) Nadaje się do sprzedaży, 2) Nie nadaje się (defekt)"
    • Pracownik ocenia produkt i wybiera opcję
  11. Jeśli produkt OK – System automatycznie:
    • Tworzy dokument PZ w Subiekt GT
    • Przywraca stan magazynowy (+1 szt. Sukienka Letnia Floral M)
    • Aktualizuje dostępność na Zalando (w ciągu 30 sekund produkt wraca do oferty)
    • Generuje notę kredytową
    • Wysyła do Zalando API: "Return accepted" → Zalando automatycznie zwraca pieniądze klientowi
  12. Jeśli produkt NIE OK – System automatycznie:
    • Tworzy dokument MM (odpis magazynowy) w Subiekt GT
    • Produkt trafia do osobnej kategorii "Outlet - defekt" (może być sprzedany taniej)
    • Wysyła do Zalando API: "Return accepted with defect" → Zalando zwraca częściową kwotę (jeśli defekt był winą klienta, np. uszkodzenie, może być potrącenie)

Średni czas obsługi zwrotu: od 15-20 minut do 2-3 minut (tylko fizyczna ocena produktu i skanowanie, reszta automatyczna)

 

PODSUMOWANIE:

Wrocławska firma odzieżowa, obsługująca 250 zamówień i 100 zwrotów dziennie, dzięki dedykowanej integracji Zalando + Subiekt GT + DHL (z automatycznymi etykietami zwrotnymi):

✅ Zredukowała koszty operacyjne o 79% (z 88,760 PLN do 18,640 PLN miesięcznie)
✅ Zwiększyła przychody o 42% dzięki lepszemu rankingowi na Zalando
✅ Zredukowała zespół logistyczny z 10 do 2 osób (pozostałe osoby przeniesione do produkcji)
✅ Wyeliminowała 97% anulacji z powodu braku towaru
✅ Poprawiła ranking sprzedawcy z 3.8 do 4.7/5.0
✅ Osiągnęła ROI w 1.6 miesiąca (inwestycja 80k zwróciła się w niecałe 2 miesiące)

Podsumowanie

Integracje systemów w branży fashion to nie wydatek, lecz strategiczna inwestycja, która zwraca się w ciągu kilku miesięcy poprzez:

✅ Drastyczną redukcję kosztów operacyjnych – Oszczędność czasu na manualnych czynnościach transluje się bezpośrednio na niższe koszty pracownicze. Firma z case study zaoszczędziła 79% kosztów logistyki.

✅ Eliminację błędów i reklamacji – Automatyzacja procesów eliminuje 95-99% błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. Mniej błędów = mniej reklamacji = wyższy rating = więcej sprzedaży.

✅ Możliwość skupienia się na rozwoju biznesu – Zamiast spędzać 8-10 godzin dziennie na operacjach, właściciele mogą skupić się na strategii, projektowaniu nowych kolekcji, marketingu i rozwijaniu relacji z kluczowymi klientami.

✅ Skalowanie bez proporcjonalnego zwiększania zespołu – Dzięki automatyzacji możesz zwiększyć sprzedaż o 50-100% bez zatrudniania proporcjonalnie więcej osób do logistyki. Firma z case study obsługuje teraz +42% więcej zamówień z 80% mniejszym zespołem logistycznym.

✅ Lepsze doświadczenie klienta – Szybsza realizacja, mniej błędów, łatwiejsze zwroty = zadowoleni klienci = pozytywne opinie = wyższy ranking na marketplace = więcej organicznych sprzedaży = wzrost przychodów o 30-50%.

Czy Twój sklep fashion jest gotowy na automatyzację?

Jeśli:

  • Obsługujesz >50 zamówień dziennie
  • Sprzedajesz przez >2 kanały
  • Tracisz >4 godziny dziennie na ręczne przepisywanie zamówień
  • Masz problemy z synchronizacją stanów
  • Dostajesz reklamacje z powodu błędów w realizacji
  • Twój rating na marketplace spada

To znak, że potrzebujesz integracji!

📞 Skontaktuj się z nami – Orbis Software:

Telefon: +48 730 000 481
E-mail: bok@orbis-software.pl
Strona: orbis-software.pl

Specjalizujemy się w integracjach dla branży fashion:

Nasza oferta: ✅ Bezpłatna analiza Twoich potrzeb (1-2h konsultacji z ekspertem)
✅ Wycenę dopasowaną do budżetu (elastyczne opcje płatności)
✅ Kompleksowe wdrożenie (od analizy po szkolenia)
✅ Szkolenia dla zespołu (online lub on-site)
✅ Pełne wsparcie techniczne (SLA 4h response time)

Już ponad 500 zrealizowanych projektów. Dołącz do grona zadowolonych klientów!

Sprawdź również:

 

Kategoria: sellasist

Autor: Orbis Software Polska | Data publikacji: 29.10.2025

Porozmawiajmy o współpracy!

Bezpłatna konsultacja