ERP + WMS + e-commerce, kompletny ekosystem.

W dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się świecie e-commerce, samo posiadanie sklepu internetowego już dawno przestało być gwarancją sukcesu. Prawdziwa przewaga konkurencyjna leży w efektywności procesów wewnętrznych – od momentu kliknięcia "kupuję" przez klienta, aż po moment dostarczenia paczki pod jego drzwi.

W Orbis Software, dzięki 12-letniemu doświadczeniu w integracjach ERP i ponad 500 zrealizowanym projektom, widzimy jak firmy, które chcą rosnąć, muszą myśleć o swoim biznesie nie jako o zbiorze luźno powiązanych działań, ale jako o kompletnym, zintegrowanym ekosystemie. W sercu tego ekosystemu, który zapewnia płynność, szybkość i precyzję, leży triumwirat: ERP + WMS + e-commerce.

Jako oficjalni partnerzy BaseLinker i Sellasist, codziennie obserwujemy jak wiele firm z sektora e-handlu wciąż funkcjonuje w oparciu o manualne procesy, które spowalniają ich rozwój i narażają na błędy. Ręczne wprowadzanie danych z zamówień do systemu, aktualizacja stanów magazynowych w arkuszach kalkulacyjnych, wreszcie – ręczne tworzenie dokumentów wysyłkowych. To wszystko generuje koszty, frustrację i, co najgorsze, niezadowolenie klientów. Dlatego kluczowym elementem, który decyduje o realnej efektywności całego procesu, jest włączenie do ekosystemu systemu WMS (Warehouse Management System). To właśnie ten brakujący element pozwala przenieść zarządzanie logistyką na zupełnie nowy poziom.

ERP i WMS – Czym się różnią i dlaczego ich symbioza jest kluczowa?

Zanim zagłębimy się w detale integracji, musimy zrozumieć role poszczególnych graczy w tym cyfrowym teatrze.

ERP (Enterprise Resource Planning) to system klasy biznesowej, który można porównać do mózgu całego przedsiębiorstwa. Jego zadaniem jest zbieranie i analizowanie danych ze wszystkich kluczowych obszarów działalności: finansów, księgowości, sprzedaży, zakupów, a nawet produkcji. W naszej praktyce najczęściej integrujemy platformy e-commerce z takimi systemami ERP jak Insert Subiekt GT/Nexo, Comarch Optima, WF-MAG czy Sente. ERP nie zarządza bezpośrednio pojedynczymi paczkami na półce, ale dostarcza strategicznego oglądu sytuacji – kontroluje zasoby, planuje budżety, zarządza relacjami z klientami (CRM) i dostawcami. To w nim rodzą się faktury, analizy rentowności i raporty finansowe.

WMS (Warehouse Management System) to z kolei serce logistyki. Jego rola jest bardziej operacyjna i skupiona na jednym, kluczowym obszarze: magazynie. To WMS odpowiada za to, co dzieje się z towarem od momentu jego przyjęcia, przez alokację w odpowiednich miejscach, po kompletację zamówień i przygotowanie do wysyłki. System ten optymalizuje trasy kompletacji (tzw. picking path), zarządza lokalizacjami magazynowymi, nadzoruje inwentaryzację i kontroluje ruch palet. WMS wie, gdzie leży każda, nawet najmniejsza śrubka, a jego głównym celem jest maksymalna efektywność i minimalizacja błędów w procesach magazynowych.

Na pierwszy rzut oka, oba systemy wydają się spełniać zupełnie różne role. I to jest prawda. Ale dopiero ich integracja z platformami sprzedażowymi takimi jak BaseLinker czy Sellasist tworzy synergiczne połączenie, które daje firmom realną przewagę konkurencyjną. ERP dostarcza strategicznych informacji, WMS dba o precyzję i szybkość realizacji, a platformy e-commerce dostarczają źródło zamówień z różnych kanałów sprzedaży.

Skutki braku integracji – Kłopoty, które kosztują

Z naszej 12-letniej praktyki wiemy, że wiele firm, zwłaszcza na wczesnym etapie rozwoju, próbuje radzić sobie bez pełnej integracji, co prowadzi do szeregu poważnych problemów, które w dłuższej perspektywie stają się ogromną barierą dla dalszego wzrostu.

• Błędne stany magazynowe i overselling: Ręczna aktualizacja stanów magazynowych to prosta droga do katastrofy. Klient kupuje produkt, który według strony internetowej jest dostępny, a w rzeczywistości dawno go brakuje. W efekcie trzeba anulować zamówienie, przepraszać, a często tracić klienta na zawsze.

• Opóźnienia w wysyłkach i reklamacje: Zamówienie spływa z BaseLinker czy bezpośrednio ze sklepu, a pracownik musi je ręcznie przepisać do systemu magazynowego, wydrukować, a dopiero potem rozpocząć kompletację. Ten proces to strata cennego czasu i prosta droga do opóźnień w dostawie, które są jednym z głównych powodów negatywnych opinii i reklamacji.

• Ręczne fakturowanie i duża liczba błędów ludzkich: Ręczne wprowadzanie danych do systemu księgowego to nie tylko nudna i czasochłonna praca, ale również źródło błędów. Literówki w adresach, pomyłki w kwotach, brak numeru NIP – to wszystko może prowadzić do konieczności wystawiania faktur korygujących i problemów z rozliczeniami.

• Problemy z obsługą zwrotów: Bez odpowiedniej integracji, zwroty stają się koszmarem logistycznym. Ręczne wprowadzanie informacji o zwrotach, problemy z aktualizacją stanów magazynowych i wystawianiem korekt – to obszar, gdzie w Orbis Software stworzyliśmy specjalistyczne rozwiązanie Zwroteo, które automatyzuje cały proces obsługi zwrotów i reklamacji w integracji z systemami ERP.

• Wysokie koszty operacyjne: Każdy manualny krok, każde ręczne przepisanie danych, to koszt, który ponosi firma. Ten czas można by przeznaczyć na bardziej strategiczne zadania – rozwój nowych produktów, marketing, czy budowanie relacji z klientami. Zamiast tego, pracownicy są obciążeni powtarzalnymi, mało wartościowymi zadaniami.

• Trudności w skalowaniu biznesu: Kiedy firma zaczyna rosnąć, a liczba zamówień skacze z 50 do 500 dziennie, manualne procesy stają się wąskim gardłem. Nie da się ich przeskalować bez zatrudniania kolejnych pracowników, co drastycznie zwiększa koszty i obniża rentowność.

Jak działa kompletny ekosystem ERP + WMS + e-commerce w wykonaniu Orbis Software?

W naszych projektach integracyjnych tworzymy pełni zintegrowane środowiska, które działają jak doskonale naoliwiony, cyfrowy mechanizm, w którym każdy element ma swoją z góry określoną rolę i wszystkie procesy biznesowe są zautomatyzowane.

1. Zamówienie z wielu kanałów: Klient składa zamówienie w sklepie internetowym, na Allegro, Amazon, czy innych platformach podłączonych do BaseLinker lub Sellasist.

2. Automatyczne przekazanie do ERP: Informacja o nowym zamówieniu natychmiastowo trafia do systemu ERP (Subiekt GT, Comarch Optima, WF-MAG). Tam następuje weryfikacja dostępności produktu, płatności i automatyczne generowanie dokumentów sprzedażowych, takich jak faktura lub paragon.

3. Zadanie dla WMS: Kiedy płatność jest zweryfikowana, ERP przekazuje informację do WMS o konieczności skompletowania zamówienia. WMS przydziela to zadanie odpowiedniemu pracownikowi, sugerując optymalną ścieżkę kompletacji (picking path) i dokładną lokalizację każdego produktu.

4. Kompletacja i pakowanie: Pracownik, często wspomagany przez skaner kodów kreskowych, kompletuje zamówienie, pakuje je i drukuje etykietę wysyłkową. W tym momencie system WMS automatycznie aktualizuje stan magazynowy, informując o pobraniu towaru.

5. Automatyczna obsługa zwrotów: W przypadku zwrotów, nasz system Zwroteo automatycznie generuje wszystkie niezbędne dokumenty w ERP, aktualizuje stany magazynowe i zarządza komunikacją z klientem – wszystko bez ręcznej interwencji.

6. Przekazanie paczki kurierowi: Gotowa paczka jest przekazywana do firmy kurierskiej. System WMS generuje niezbędne dokumenty przewozowe i numer listu przewozowego.

7. Aktualizacja w czasie rzeczywistym: Całość działa w trybie online. Stan magazynowy we wszystkich kanałach sprzedaży (sklep internetowy, BaseLinker, Sellasist) jest natychmiast aktualizowany po każdym pobraniu towaru. Klient otrzymuje automatyczne powiadomienia e-mail lub SMS o statusie swojej przesyłki, co buduje zaufanie i poprawia doświadczenie zakupowe.

To właśnie ta płynność i brak manualnych, zbędnych kroków sprawia, że proces obsługi zamówień staje się niewiarygodnie szybki i precyzyjny.

Korzyści, które przekładają się na wzrost biznesu

Na podstawie naszych 500+ zrealizowanych projektów możemy z pełną odpowiedzialnością stwierdzić, że wdrożenie zintegrowanego ekosystemu to nie tylko kwestia wygody, ale inwestycja, która przynosi konkretne, wymierne korzyści.

• Skrócenie czasu obsługi zamówień nawet o 70%: To nie jest pusta obietnica, ale wynik rzeczywistych pomiarów z naszych projektów. Dzięki automatyzacji procesów, zamówienie, które wcześniej zajmowało godziny, może być zrealizowane w ciągu kilkunastu minut.

• Zmniejszenie kosztów operacyjnych o 20–30%: Ograniczenie błędów, automatyzacja procesów i optymalizacja pracy magazynu przekłada się na realne oszczędności. Mniej błędów to mniej zwrotów, mniej konieczności ręcznego poprawiania danych i mniej czasu poświęconego na obsługę reklamacji.

• Eliminacja błędów magazynowych: Systemy WMS gwarantują precyzję. Dzięki skanowaniu kodów kreskowych i automatycznemu zarządzaniu lokalizacjami, ryzyko wydania złego produktu czy pomyłki w ilości jest bliskie zeru.

• Centralizacja zarządzania wielokanałową sprzedażą: Integracja z BaseLinker i Sellasist pozwala zarządzać sprzedażą na Allegro, Amazon, eBay i własnym sklepie z jednego miejsca, mając pełną kontrolę nad stanami i cenami.

• Poprawa jakości obsługi klienta: Szybsze dostawy, precyzyjne informacje o statusie zamówienia i brak pomyłek budują lojalność klienta i pozytywny wizerunek marki.

• Skalowalność: Zintegrowany ekosystem jest gotowy na przyjęcie większej liczby zamówień. Zwiększenie wolumenu sprzedaży z 50 do 500 czy 1000 zamówień dziennie nie wymaga proporcjonalnego zwiększenia liczby pracowników.

Case Studies: Realne historie sukcesu z projektów Orbis Software

Jak przygotować się do wdrożenia? Metodologia Orbis Software

W Orbis Software wypracowaliśmy sprawdzoną metodologię wdrożenia, którą stosujemy w każdym z naszych projektów:

1. Bezpłatny audyt procesów i systemów: Nasz zespół ekspertów przeprowadza szczegółową analizę Twoich obecnych procesów – od przyjęcia towaru, przez jego składowanie, aż po wysyłkę. Identyfikujemy "wąskie gardła" i obszary, które wymagają natychmiastowej automatyzacji.

2. Analiza kompatybilności z BaseLinker/Sellasist: Sprawdzamy możliwości integracji z Twoimi obecnymi systemami i platformami sprzedażowymi.

3. Szczegółowy plan integracji: Nie musisz integrować wszystkiego od razu. Przygotowujemy etapowy plan wdrożenia, zaczynając od najważniejszych obszarów, np. automatycznego przekazywania zamówień i aktualizacji stanów magazynowych.

4. Wybór optymalnego systemu ERP: Na podstawie Twojej branży i specyfiki biznesu rekomendujemy najlepsze rozwiązanie – Subiekt GT/Nexo, Comarch Optima, WF-Mag Pro Asseco lub inne.

5. Wdrożenie w metodologii AGILE: Stopniowe wdrożenie i testowanie rozwiązań w krótkich cyklach, dzięki czemu możesz obserwować postępy i wprowadzać korekty na bieżąco.

6. Kompleksowe szkolenie zespołu: Zapewniamy szkolenia dla Twoich pracowników i pokazujemy, jak nowe narzędzia ułatwią im codzienną pracę.

7. Wsparcie posprzedażowe: Po wdrożeniu zapewniamy ciągłe wsparcie techniczne i pomoc w optymalizacji procesów.

Najczęstsze błędy we wdrożeniach – Czego unikać? Doświadczenia z 500+ projektów

Na podstawie naszego 12-letniego doświadczenia i realizacji ponad 500 projektów, możemy wskazać najczęstsze pułapki, w które wpadają firmy:

• Brak analizy procesów przed rozpoczęciem projektu: Projekt bez gruntownej analizy procesów jest skazany na porażkę. Nie da się automatyzować chaotycznych procesów – najpierw trzeba je uporządkować i zoptymalizować. W Orbis zawsze rozpoczynamy od szczegółowego audytu.

• Próba integracji systemów niezgodnych z polskim rynkiem: Wiele firm próbuje wdrażać systemy zaprojektowane dla rynków zachodnich, które nie uwzględniają specyfiki polskich przepisów podatkowych i księgowych. Dlatego specjalizujemy się w systemach takich jak BaseLinker czy Comarch Optima.

• Niedoszacowanie znaczenia obsługi zwrotów: W branży e-commerce zwroty to 15-30% wszystkich zamówień. Firmy często zapominają o automatyzacji tego procesu, co prowadzi do problemów operacyjnych. Dlatego stworzyliśmy Zwroteo.

• Brak planu skalowania: Wybieraj system, który rośnie razem z Twoją firmą. W Orbis zawsze projektujemy rozwiązania z myślą o przyszłości – czy system będzie w stanie obsłużyć 10-krotnie większą liczbę zamówień za kilka lat.

• Samodzielne próby wdrożenia bez wsparcia integratora: Oszczędzanie na ekspercie to pozorne oszczędności. Błędy we wdrożeniu mogą kosztować znacznie więcej niż zatrudnienie profesjonalnego partnera z doświadczeniem.

ROI z integracji ERP + WMS + e-commerce: Realne dane z projektów Orbis

Na podstawie analizy naszych projektów możemy powiedzieć, że integracja ERP i WMS z platformami e-commerce to inwestycja, która przynosi szybki zwrot. Średni czas zwrotu z inwestycji w naszych projektach to 6–8 miesięcy.

Składniki oszczędności:

• Automatyzacja fakturowania i dokumentacji
• Mniejsza liczba zwrotów dzięki precyzji procesów
• Niższe koszty magazynowania dzięki optymalizacji przestrzeni
• Możliwość obsługi większej liczby zamówień tym samym zespołem
• Eliminacja kosztownych błędów logistycznych

Dlaczego wybrać Orbis Software jako partnera integracji?

12 lat doświadczenia, 500+ projektów, tysiące zadowolonych klientów – to fundament naszej ekspertyzy. Ale co wyróżnia nas na rynku?

Oficjalne partnerstwa strategiczne:

• BaseLinker – partner z najwyższymi uprawnieniami
• Sellasist – integrator z pełnym dostępem do API
• InsERT (Subiekt GT/Nexo, Navireo) – partner z wieloletnim doświadczeniem

Własne rozwiązania produktowe:

• Zwroteo – system RMA dla automatyzacji zwrotów i reklamacji
• Dedykowane moduły integracyjne dla różnych branż
• Rozwiązania szyte na miarę specyficznych potrzeb

Kompleksowe podejście:

• Nie tylko integrujemy systemy – optymalizujemy procesy biznesowe
• Myślimy o długoterminowej strategii, nie tylko o technicznej realizacji
• Zapewniamy wsparcie na każdym etapie – od audytu po rozwój rozwiązania

Lokalna obecność i wsparcie:

• Zespół ekspertów w Polsce
• Szybka reakcja na problemy i pytania
• Dogłębna znajomość polskiego rynku i przepisów
• Wsparcie w języku polskim

Gwarancja jakości:

• Wszystkie projekty realizowane według sprawdzonych metodologii
• Testy i kontrola jakości na każdym etapie
• Pełna dokumentacja techniczna i biznesowa
• Gwarancja zgodności z obowiązującymi przepisami

Podsumowanie: Inwestycja w przyszłość i stabilny rozwój

ERP + WMS + e-commerce to kompletne rozwiązanie dla firm, które chcą rozwijać sprzedaż online w sposób skalowalny, efektywny i kontrolowany. To nie tylko kwestia technologii, ale filozofia zarządzania, która stawia na automatyzację, precyzję i optymalizację każdego kroku.

W Orbis Software, dzięki 12-letniemu doświadczeniu i ponad 500 zrealizowanym projektom, wiemy, że integracja tych systemów pozwala skrócić czas obsługi zamówień, zmniejszyć koszty, poprawić jakość obsługi klienta i zbudować trwałą przewagę konkurencyjną. W dzisiejszym e-commerce, w którym rynek jest coraz bardziej nasycony, to właśnie szybkość i jakość obsługi klienta decydują o sukcesie.

Jako oficjalni partnerzy BaseLinker i Sellasist, oferujemy nie tylko techniczną integrację, ale kompleksową transformację cyfrową, która przygotowuje Twoją firmę na dynamiczny rozwój i wyzwania przyszłości.