Zwroteo to autorski system RMA (Return Merchandise Authorization) stworzony przez Orbis Software, który w pełni automatyzuje proces obsługi zwrotów i reklamacji w e-commerce. Rozwiązanie integruje się z systemami ERP i automatycznie generuje dokumenty magazynowe, przyspiesza statusowanie zgłoszeń i eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.
Automatyzacja całego procesu zwrotów
Zwroteo przejmuje kompletną obsługę zwrotów od momentu złożenia zgłoszenia przez klienta. System automatycznie przypisuje numer RMA, generuje etykietę zwrotną i informuje klient o kolejnych krokach. Po otrzymaniu paczki w magazynie, jedna operacja w systemie uruchamia całą kaskadę procesów — od sprawdzenia stanu towaru po utworzenie odpowiednich dokumentów księgowych. Dział obsługi klienta oszczędza przeciętnie 70% czasu, który wcześniej poświęcał na ręczne statusowanie każdego zwrotu.
Integracja z systemami ERP i magazynowymi
System Zwroteo natywnie współpracuje z popularnymi systemami ERP jak Subiekt GT, Subiekt Nexo Pro czy Comarch Optima. Automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych eliminuje konieczność podwójnego wprowadzania danych. Gdy towar wraca do magazynu, system sprawdza jego stan, tworzy dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) dla towaru nadającego się do sprzedaży lub dokument braku dla uszkodzonego. Wszystkie operacje księgowe są od razu widoczne w ERP, zapewniając rzeczywistą synchronizację stanów magazynowych.
Przyspieszenie obsługi klientów
Dzięki automatyzacji, klient otrzymuje statusy swojego zwrotu w czasie rzeczywistym — od potwierdzenia zgłoszenia po informację o zwrocie środków. Portal klienta pozwala śledzić każdy etap procesu bez konieczności kontaktu z obsługą. Średni czas realizacji zwrotu skraca się z 7-10 dni roboczych do 3-5 dni. System automatycznie inicjuje zwrot płatności po potwierdzeniu przyjęcia towaru, co przekłada się na wyższą satysfakcję klientów i mniej reklamacji dotyczących opóźnień w zwrotach.
Przykład wdrożenia w praktyce
Sklep odzieżowy obsługujący 200 zwrotów miesięcznie przed wdrożeniem Zwroteo potrzebował 2 osoby przez 4 godziny dziennie do ręcznej obsługi. Po automatyzacji ten sam wolumen obsługuje 1 osoba w 1,5 godziny, a klienci otrzymują statusy zwrotów automatycznie bez konieczności dzwonienia do call center.
Zwroteo znacząco optymalizuje koszty operacyjne obsługi zwrotów i skraca czas reakcji na zgłoszenia klientów. Automatyzacja dokumentów magazynowych i integracja z ERP eliminują błędy i zapewniają pełną kontrolę nad procesem. Potrzebujesz pomocy z automatyzacją zwrotów? Umów bezpłatną konsultację — w 30 minut pokażemy, jak możemy to rozwiązać w Twojej firmie.
