Standaryzacja danych - o co tak naprawdę w niej chodzi?
Aby mówić o standaryzacji danych wyjaśniamy, dlaczego w ogóle pojawia się u nas taki temat. Jednym z kilku głównych problemów, z którymi spotykamy się jako integratorzy, jest właśnie standaryzacja danych. Ale jak do tego dochodzimy? Od początku.
Poznanie procesu biznesowego.
Zacznijmy od procesu biznesowego. Czym jest? To cała seria powiązanych ze sobą zadań/działań, które razem powinny prowadzić do konkretnego celu w organizacji. Inaczej mówiąc jest to kilka, kilkanaście lub więcej zadań, które wspólnie dają oczekiwany efekt. Informacje o aktualnych procesach biznesowych są jedną z podstawowych rzeczy, o które dobry integrator prosi zanim przejdzie chociażby do wyceny projektu integracji. Aby dobrze poznać zakres zmian potrzebnych do wprowadzenia integrator potrzebuje wiedzieć, jaki aktualnie zachodzi proces i wyznaczyć przede wszystkim powtarzalne i czasochłonne zadania, które mogą być zautomatyzowane. Mogą one być w praktycznie każdym obszarze: obsłudze klienta, magazynu, przetwarzaniu zamówień, samej analizie dokumentacji.
Standaryzacja danych
Kiedy dzięki mapowaniu procesów biznesowych wiemy już, które obszary wymagają automatyzacji, przechodzimy do ich głębszej analizy, gdzie bardzo często okazuje się, że największym problemem jest wspomniana jako temat główny standaryzacja danych. Co to dokładnie oznacza? Jeśli w procesach mamy styczność z dużą ilością danych, pochodzących często z różnych źródeł, to niestety otrzymujemy je najczęściej w bardzo różnych formatach. Skutkiem tego, jest bałagan i trudności w ich analizie.
Standaryzacja danych, to nic innego jak uporządkowanie informacji które do nas przychodzą. Reorganizacja plików tak, aby pobrane z różnych źródeł informacje trafiły w jedno miejsce, w którym są odpowiednio ułożone i jesteśmy w stanie wygenerować plik xml, csv lub inny tego typu, z którego w prosty sposób możemy pobrać ujednolicone dane do dalszego przetwarzania.
Korzyści płynące ze standaryzacji danych.
Mamy tu dość szerokie spektrum korzyści ponieważ spodziewając się wyłącznie uporządkowanie informacji może mieć wpływ nie tylko na ten nad którym pracowaliśmy, ale także na zupełnie odległe obszary, od tego w którym wprowadziliśmy automatyzację. Przykładowo: jeśli automatyzacja została wprowadzona w samej obsłudze magazynu, to mamy wpływ na jasność danych docierających do działu księgowości, a całość usprawnia również obsługę klienta. W czym dokładnie może pomóc automatyzacja procesów biznesowych ze standaryzacją danych?
Po pierwsze redukcja kosztów, czyli często priorytet w biznesie. Po drugie poprawa dokładności i redukcja błędów, która przekłada się na łatwiejszą skalowalność biznesu. Równie ważną korzyścią jest skrócenie obsługi niektórych zadań, co wpływa z kolei na efektywność i produktywność w biznesie.
Należy jednak pamiętać, że dla osiągania jak najlepszych wyników każdą automatyzację trzeba monitorować, weryfikować i w razie potrzeby aktualizować. Dobry integrator nie powinien mieć problemu z utrzymaniem przygotowanego rozwiązania w odpowiedniej kondycji.