Procesy od A do Z

Ponieważ wśród informacji o tym, czym się zajmujemy widnieje enigmatycznie powiedziane: integracja i automatyzacja procesów biznesowych, postanowiliśmy przybliżyć temat procesu biznesowego. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, dlaczego proces biznesowy, to tak ważna do opracowania rzecz w firmie. 

Czym jest proces? 

Podstawą do zrozumienia dlaczego bazą biznesu są jego procesy jest wiedza o tym, czym w ogóle jest proces biznesowy. 

Według definicji, jest to dowolny ciąg działań lub procedura, które prowadzą do osiągnięcia większego celu biznesowego w danej organizacji. Co się kryje za definicją. Wszystko. Dosłownie wszystko. Proces biznesowy nie musi być wcale skomplikowanym ciągiem dziesiątek zadań. Tak naprawdę może to być nawet banalne przekładanie dokumentów sprzedażowych między półkami lub folderami w zależności od tego, na jakim są etapie. I to już jest proces, o którego automatyzacji możemy śmiało myśleć.
Innym przykładem może być wysyłanie maili informujących klienta o statusie zamówienia. To również możemy nazwać procesem. Jest to zdecydowanie powtarzalna czynność, która przy ręcznym wykonywaniu jest dość czasochłonna, nawet jeśli firma posiada schematy wysyłanych maili. Oczywiście da się ją zautomatyzować i mało który biznes w przypadku sprzedaży internetowej jeszcze wysyła powiadomienia o statusie zamówienia ręcznie.
Istnieją również bardziej skomplikowane procesy biznesowe, takie jak przyjęcia i przesunięcia magazynowe, samo wytwarzanie lub pakowanie towaru.

Dlaczego automatyzujemy?

Najprościej mówiąc, żeby usprawnić działania. Dobrze wykonana integracja z automatyzacją procesów biznesowych przyczynia się do eliminacji ludzkich błędów, uniknięcia monotonii w pracy, oszczędności czasu, a także często zmniejszenia kosztów operacyjnych. Jednakże, aby wszystko co chcemy zostało zoptymalizowane, a sama integracja z automatyzacją przebiegła zgodnie z planem, musimy ten plan posiadać i znać dobrze jego elementy. Co to oznacza w praktyce? Mapowanie.

Mapowanie procesów

Jest to niezbędna czynność, którą należy wykonać przed automatyzacją. Do przygotowania go potrzebujemy znać dobrze zasoby oraz czynności i procedury w firmie. Prawidłowo wykonane mapowanie powinno pokazywać zależności pomiędzy czynnościami lub całymi szeregami działań. Jeśli jest dokładnie zrobione i zgodne z faktycznym stanem panującym w firmie, to integracja i automatyzacja powinna przynieść oczekiwane efekty dające mierzalne korzyści w biznesie.